3.2 Contrôle interne

 

3.2.1 Cadre du dispositif de contrôle interne

 

RÉFÉRENTIEL

 

Pour la description ci-après des procédures de contrôle interne, Rubis s’est appuyé sur le guide de l’AMF du 22 juillet 2010 portant cadre de référence en matière de gestion des risques et de contrôle interne.

 

Il a toutefois tenu à adapter les principes généraux résultant du référentiel de l’AMF à son activité et ses caractéristiques propres.

 

OBJECTIFS

 

Rubis s’est doté d’un certain nombre de procédures ayant pour objectif de s’assurer :

 

de la conformité de ses activités aux lois et aux règlements ;

 

de l’application des instructions et des orientations définies par les organes sociaux de Rubis SCA et de ses filiales ;

 

du bon fonctionnement des processus internes de la Société, notamment ceux concourant à la sauvegarde de ses actifs ;

 

de la fiabilité des informations financières ;

 

de l’existence d’un processus d’identification des principaux risques liés à l’activité de l’entreprise ;

 

de l’existence d’outils de prévention de la fraude et de la corruption.

 

Comme pour tout système de contrôle interne, celui mis en place par Rubis ne peut, cependant, fournir une garantie absolue à l’entreprise quant à sa capacité à atteindre ses objectifs et à éliminer tous les risques.

 

PÉRIMÈTRE

 

Les procédures décrites ci-dessous sont applicables à Rubis Énergie, contrôlée à 100 % par Rubis SCA, et à ses sous-filiales.

 

La gestion de la JV Rubis Terminal est exercée conjointement avec le partenaire. La Direction Générale de la JV RT Invest a la responsabilité de mettre en place et d’assurer le contrôle interne (en matières comptable, financière et de risques) conformément aux standards et réglementations applicables ainsi qu’aux attentes de ses actionnaires. Les développements relatifs à cette joint-venture sont détaillés dans la section 3.2.4 du présent chapitre.

 

COMPOSANTES DU DISPOSITIF

 

Bien qu’ayant acquis une dimension internationale, Rubis souhaite demeurer une organisation décentralisée proche du terrain afin d’apporter à ses clients des solutions adaptées à leurs besoins en ayant la capacité de prendre rapidement les décisions opérationnelles nécessaires. Les échanges réguliers, et dès que nécessaire, entre la Gérance, d’une part, et les Directions Générales et fonctionnelles de Rubis Énergie ainsi que de ses filiales étrangères, d’autre part, sont la pierre angulaire de cette organisation.

 

Ce modèle managérial confère à chaque responsable de site industriel ou de filiale une large autonomie dans la gestion de son activité, une telle délégation de responsabilité étant cependant étroitement liée, d’une part, au respect de procédures mises en place en matière d’information comptable et financière et de suivi des risques et, d’autre part, au contrôle régulier des directions concernées de Rubis SCA, ainsi que des directions fonctionnelles de Rubis Énergie (cf. sections 3.2.2.3 et 3.2.3.2).

 

Enfin, le Conseil de Surveillance de Rubis SCA, via son Comité des Comptes et des Risques, est informé par la Gérance des caractéristiques essentielles du dispositif de contrôle interne et de gestion des risques du Groupe. Il veille à ce que les principaux risques identifiés aient bien été pris en compte dans la gestion de la Société et que les dispositifs pour assurer la fiabilité de l’information comptable et financière soient bien en place (cf. chapitre 5, section 5.3.2).

 

3.2.2 Contrôle interne comptable et financier

 

Rubis SCA contrôle sa filiale tête de branche Rubis Énergie (activités de distribution et de support & services) en collaboration avec la Direction Générale de cette dernière, élabore la stratégie du Groupe, anime et finance son développement, arrête les principales décisions de gestion qui en découlent et s’assure de leur mise en œuvre, tant au niveau de ses filiales directes que des filiales de ces dernières. Il dispose de structures et de procédures comptables et financières qui participent à la mise en place d’un contrôle interne fiable.

 

3.2.2.1 ORGANISATION GÉNÉRALE DU GROUPE

 

LES DIRECTIONS DES FILIALES ET RUBIS SCA

 

Les Directions de la Consolidation et de la Comptabilité de Rubis SCA et de Rubis Énergie procèdent à la consolidation trimestrielle, semestrielle et annuelle des comptes du Groupe. Elles procèdent :

 

à un contrôle de cohérence des comptes consolidés avec les résultats prévisionnels consolidés établis par les filiales ;

 

à la vérification de la correcte application des normes IFRS ;

 

à l’analyse des comptes consolidés par le biais d’une revue analytique, motivant la variation de chaque rubrique des comptes consolidés entre deux arrêtés de comptes.

 

Elles assurent une veille normative dont l’objectif est d’identifier les éventuelles incidences sur les états financiers du Groupe des réformes comptables en discussion.

 

Les équipes sont assistées d’un cabinet spécialisé dans les métiers de l’audit et de

 

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l’expertise comptable et opèrent sous la supervision des Gérants, du Directeur Général Finance et de la Directrice de la Consolidation et de la Comptabilité.

 

C’est ensuite vers Rubis SCA, via les Directions de la Consolidation et Financière et, in fine, le Collège de la Gérance, que convergent les résultats de l’information comptable et financière établie par les filiales.

 

LE COMITÉ DES COMPTES ET DES RISQUES DU CONSEIL DE SURVEILLANCE

 

Le Comité des Comptes et des Risques, dont la composition et le fonctionnement sont décrits au chapitre 5, section 5.3.2, a notamment pour mission :

 

de procéder à l’examen des comptes, de s’assurer de la permanence des méthodes, de la qualité, de l’exhaustivité et de la sincérité des états financiers ;

 

de prendre connaissance de l’organisation des procédures de contrôle interne en matière comptable et financière et d’exposition aux risques.

 

Pour accomplir ces travaux, le Comité des Comptes et des Risques entend tous les responsables de la chaîne d’information : la Gérance, le Directeur Général Finance, la Directrice de la Consolidation et de la Comptabilité, la Secrétaire Générale de Rubis SCA, la Directrice RSE & Conformité, ainsi que les Commissaires aux comptes.

 

Les membres du Comité des Comptes et des Risques ont accès aux mêmes documents que les Commissaires aux comptes dont ils examinent la synthèse des travaux.

 

3.2.2.2 ÉLABORATION ET REMONTÉE DE L’INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIÈRE

 

Le système de contrôle interne s’appuie sur plusieurs canaux de remontée de l’information visant à identifier les points sensibles de manière exhaustive.

 

LES RECUEILS DE PROCÉDURES

 

Deux manuels ont été diffusés afin d’harmoniser les points de contrôle interne et de traitement comptable des différentes transactions réalisées :

 

le manuel de contrôle interne ;

 

le manuel des principes comptables.

 

Il existe, par ailleurs, des notes et des procédures formalisées, notamment en matière :

 

de délégations et limites de pouvoir, tant en termes d’engagement de dépenses (y compris les investissements) qu’en matière de pouvoir d’approbation des factures et de pouvoirs de paiement en banque ;

 

de gestion commerciale, pour encadrer les conditions particulières accordées aux clients, pour limiter les en-cours autorisés, pour obtenir des cautions bancaires en garantie de paiement, etc.

 

LES SYSTÈMES D’INFORMATION

 

Rubis Énergie dispose d’un système d’information centralisé permettant de regrouper la globalité de l’information financière : reportings de gestion de chaque société et terminal, standardisés et uniformisés par type de métier/activité ; comptes trimestriels, analyses mensuelles de marge, suivi des dépenses d’investissement, suivi budgétaire et de gestion prévisionnelle en trois phases (budget initial validé au cours de l’année N-1 avec un plan triennal, actualisation de la prévision budgétaire au deuxième trimestre puis au quatrième trimestre de l’année N). Toutes ces données financières sont archivées et sécurisées quotidiennement.

 

Des contrôles de cohérence automatiques sont également réalisés directement par le système informatique pour limiter les éventuelles erreurs de saisie. Les documents hébergés dans le système central servent également de référence et de base de rapprochement aux équipes d’audit interne dans le cadre de leurs missions.

 

Rubis Énergie exploite également un système de gestion documentaire permettant à leurs différentes affiliées de partager les informations d’ordre technique, HSE et juridique. Les projets d’investissement et de construction importants sont ainsi suivis de près par la Direction Technique de Rubis Énergie.

 

LES BUDGETS ET LES REPORTINGS

 

Les budgets sont élaborés en fin d’année par, successivement, les filiales et les sous-filiales de Rubis Énergie, dans le cadre d’un plan budgétaire de trois ans glissants en fonction d’éléments de gestion et d’indicateurs budgétaires définis et standardisés par métier. Les indicateurs sont définis par la Direction Générale et les directions opérationnelles conformément à la stratégie de Rubis.

 

Les indicateurs budgétaires sont notamment les suivants : marge brute, RBE, ROC, investissements, capacité d’autofinancement, endettement, volumétries, trafics, taux d’utilisation des capacités, effectifs.

 

Chez Rubis Énergie, les budgets sont élaborés par pays, par chaque filiale. Ils sont revus par la Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation de la branche, avant d’être présentés à la Direction Générale de Rubis Énergie. Après discussion et/ou révision des budgets présentés à la Direction Générale de Rubis Énergie, la Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation élabore un budget consolidé qui est ensuite revu par la Direction Générale de Rubis Énergie puis transmis à Rubis SCA qui le passe en revue lors des Comités de Direction.

 

La Direction Financière et Contrôle de Gestion de Rubis Énergie élabore les reportings mensuels et analyse les écarts entre réalisations et prévisions budgétaires.

 

Les reportings sont diffusés dans les 10 jours environ suivant la fin de chaque mois puis sont examinés et comparés avec les prévisions initiales postérieurement en Comité de Direction, en présence de la Gérance.

 

LE FINANCEMENT ET LA GESTION DE LA TRÉSORERIE

 

La Direction Financière de Rubis SCA est en charge de négocier auprès des banques les besoins de financement des acquisitions. Elle analyse les covenants bancaires. Les placements de trésorerie sont effectués sur des instruments répondant à la notion de trésorerie, à l’exclusion de tout placement spéculatif ou à risque.

 

LES COMPTES

 

Les sociétés établissent les liasses de consolidation trimestrielles, semestrielles et annuelles. Les comptes semestriels et annuels sont revus et audités par les Commissaires aux comptes. Les Directions Financière et Consolidation de Rubis SCA élaborent les comptes consolidés du Groupe conformément aux normes émises par l’IASB (International Accounting Standards Board) et adoptées par l’Union européenne. Les procédures de consolidation prévoient une série de contrôles garantissant la qualité et la fiabilité de l’information financière.

 

3.2.2.3 LES ORGANES DE CONTRÔLE

 

Le système de contrôle interne s’appuie sur des procédures techniques et opérationnelles visant à identifier les points sensibles, ainsi que sur une organisation légère et resserrée autour de la Gérance de Rubis SCA et de la Direction Générale ainsi que des directions fonctionnelles et opérationnelles de Rubis Énergie, afin de s’assurer, via les Comités de Direction, de l’efficacité des systèmes de contrôle interne. Un manuel de contrôle interne a été rédigé au cours de l’exercice 2020 en collaboration avec l’Institut Français de l’Audit et du Contrôle Internes (IFACI) permettant de recenser tous les points de contrôle à respecter dans chaque domaine d’intervention des filiales de Rubis Énergie. Ce manuel doit permettre à terme aux différentes sociétés du Groupe de s’auto-évaluer de façon régulière et de continuer à s’assurer que les risques de fraude ou de dysfonctionnement sont bien maîtrisés.

 

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LES DIRECTIONS FONCTIONNELLES DE RUBIS ÉNERGIE

 

Les directions fonctionnelles de Rubis Énergie, dans leurs domaines respectifs, procèdent à des contrôles réguliers et nécessaires des procédures mises en place. Des indicateurs et procédures de reporting permettent d’assurer un suivi de qualité.

 

L’AUDIT INTERNE

 

L’audit interne est une activité indépendante et objective qui permet de s’assurer du niveau de maîtrise de ses opérations et de veiller à la constante amélioration des procédures en place. L’audit interne aide la Direction Générale de Rubis Énergie à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance d’entreprise, en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.

 

Chez Rubis Énergie, cette fonction est rattachée à la Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation. Le Directeur du département et ses collaborateurs effectuent des missions d’audit interne sur l’ensemble du périmètre des activités de distribution et de support & services. Ces missions sont proposées en début d’année à la Direction Générale de Rubis Énergie. Les champs d’investigation sont nombreux et portent principalement sur la vérification de la bonne application des procédures établies localement et de celles établies par le Groupe, notamment en matière de prévention de la corruption, l’amélioration des procédures internes en matière de contrôle interne et d’arrêté des comptes, les contrôles d’inventaires, de caisse, des actifs immobilisés ainsi que tous les autres actifs et passifs et engagements hors bilan, retranscrits dans les comptes de la société auditée. L’audit peut aussi porter sur les dépenses d’investissements et l’analyse des écarts entre retours attendus et rentabilité effective.

 

L’auditeur a toute latitude pour mener à bien sa mission et est indépendant du management local pour effectuer ses contrôles. Le descriptif de mission ainsi que la grille du rapport d’audit sont standardisés afin que les conclusions puissent être appréhendées de la façon la plus efficace possible par l’ensemble des destinataires, à savoir le Directeur Général de la société auditée, la Direction Financière et la Direction Générale de Rubis Énergie. Les facteurs de risque identifiés dans le cadre des missions d’audit interne servent également à mettre à jour la cartographie des risques de la société concernée.

 

Les préconisations d’audit font l’objet d’un planning de mise en œuvre des actions correctives qui doit être impérativement respecté par la société concernée. La bonne application de ces mesures correctives est, par ailleurs, automatiquement contrôlée lors de l’audit suivant de ladite société. En outre, un reporting de suivi de la mise en œuvre des recommandations d’audit est transmis tous les deux mois par chaque affiliée à la Direction Générale de Rubis Énergie, et ce jusqu’à ce que toutes les mesures préconisées par l’audit interne aient définitivement été appliquées.

 

Les consolideurs sont également chargés d’analyser les résultats mensuels et la cohérence des données fournies chaque mois par l’ensemble des sociétés du périmètre. Ce travail permet d’anticiper les éventuelles erreurs de comptabilisation et de renforcer la fiabilité des comptes du Groupe.

 

Chaque affiliée de Rubis Énergie est auditée en moyenne une fois tous les deux ans. En 2020, du fait des restrictions de circulation générées par la pandémie de Covid-19 dès la fin du premier trimestre 2020, le programme d’audit a été interrompu à l’exception de quelques missions qui ont pu se dérouler à distance. Les équipes d’audit interne ont mis ce temps à profit notamment pour rédiger un manuel de contrôle interne permettant d’établir un référentiel connu de tous et disposant de différents niveaux de détail, permettant ainsi de le destiner à l’ensemble des dirigeants et managers du Groupe et de ses filiales.

 

LES COMITÉS DE DIRECTION DES FILIALES

 

Les procédures de contrôle sont organisées autour du Comité de Direction de Rubis Énergie.

 

Il a été mis en place un Comité de Direction par pays ou par zone qui se réunit deux fois par an et comprend : le Directeur du pays, la Direction Générale, la Direction Finance, la Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation, la Direction Technique et la Direction des Ressources et des Risques de la branche, ainsi que les Gérants et le Directeur Général Finance de Rubis SCA.

 

C’est au cours de ces réunions que sont analysés les reportings et tableaux de bord budgétaires ainsi que la performance et les résultats de chaque branche d’activité, les projets de développement et leur suivi, ainsi que les événements considérés comme importants pour la vie de la Société et du Groupe, tant en matière de stratégie et d’exploitation que de personnel. Les questions et les points soulevés lors des précédentes réunions peuvent, si nécessaire, être également revus.

 

Ce sont donc, in fine, les Comités de Direction qui analysent les informations financières et extra-financières collectées à travers le processus de reporting mis en place par les directions opérationnelles de Rubis Énergie et de ses sous-filiales. L’ensemble du cycle de reporting est basé sur des principes unifiés et sur une base de données unique, partagée par l’ensemble des équipes des directions financières et opérationnelles qui produisent les reportings.

 

LES ORGANES DE CONTRÔLE DE RUBIS SCA

 

La Direction de la Consolidation et de la Comptabilité de Rubis SCA effectue de nombreux contrôles qui visent à garantir la fiabilité de l’information financière, notamment à l’occasion des revues réalisées lors des phases de clôture des comptes.

 

La Gérance et la Direction Financière de Rubis SCA analysent régulièrement les comptes des filiales et rencontrent périodiquement les dirigeants de Rubis Énergie afin de faire un bilan et d’évaluer les risques et les actions correctrices éventuellement nécessaires pour atteindre les objectifs. Enfin, la Directrice RSE & Conformité du Groupe entretient un dialogue permanent avec les filiales autour de sujets divers : litiges, marques, assurances, identification et suivi des risques (cartographies), conformité (anticorruption, embargos, etc.).

 

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3.2.3 Contrôle interne des risques

 

L’ensemble des risques majeurs, leur suivi, ainsi que la politique de couverture de ces risques font l’objet d’une description détaillée figurant au présent chapitre, section 3.1, ainsi qu’au chapitre 4.

 

En matière de risques, le Groupe est présent dans des secteurs d’activité particulièrement contrôlés et réglementés. Il dispose de ce fait d’une organisation adaptée. Tous les établissements français classés Seveso disposent de systèmes de gestion de la sécurité dont les objectifs essentiels sont la définition de l’organisation, des fonctions du personnel, des procédures et des ressources permettant de déterminer et de mettre en œuvre une politique de prévention des accidents majeurs.

 

Par ailleurs, les entités du Groupe exercent souvent leurs activités dans le cadre de certifications Qualité ISO 9001 et ISO 14001, notamment en ce qui concerne l’établissement et l’application des procédures et des consignes liées à la sécurité et à l’environnement (cf. chapitre 4, section 4.2.1.2). Elles exécutent de ce fait des procédures extrêmement formalisées.

 

Les procédures de contrôle interne en matière de gestion et de surveillance des risques visent à couvrir l’ensemble des activités et des actifs du Groupe. Elles s’appuient sur un processus d’identification et d’analyse des principaux risques conforté par une organisation appropriée permettant aux dirigeants de traiter les risques et de les maintenir à un niveau acceptable.

 

3.2.3.1 ORGANISATION GÉNÉRALE DU GROUPE

 

LES DIRECTIONS DES FILIALES ET RUBIS SCA

 

Le contrôle interne des risques, au même titre que le contrôle interne comptable et financier, fait l’objet d’un suivi par les directions opérationnelles des filiales qui tiennent Rubis SCA régulièrement informé.

 

Chez Rubis Énergie, la Direction Technique (QHSE) du siège établit des procédures de remontée de l’information et des dispositifs préventifs d’anticipation et de gestion des risques détaillés au chapitre 4, section 4.2.1.

 

La Direction Technique de Rubis Énergie rapporte les informations relatives aux principaux risques à sa Direction Générale, certains événements étant également susceptibles d’être abordés en Comité de Direction. Enfin, Rubis Énergie expose ces principaux risques aux directions concernées de Rubis SCA (Gérance, Direction de la Consolidation et de la Comptabilité, Direction Financière, Secrétariat Général en charge de la Direction Juridique, Direction RSE & Conformité), par l’intermédiaire de différents canaux de transmission tels que les cartographies des risques (cf. section 3.2.3.2 ci-après).

 

LE COMITÉ DES COMPTES ET DES RISQUES

 

Le Comité des Comptes et des Risques prend connaissance de l’organisation des procédures de contrôle interne des risques, dans les conditions exposées au présent chapitre, section 3.2.2.1 et au chapitre 5, section 5.3.2.

 

3.2.3.2 IDENTIFICATION ET SUIVI DES PRINCIPAUX RISQUES

 

Le système de contrôle interne s’appuie sur plusieurs canaux de remontée des principaux risques visant à identifier les points sensibles de manière exhaustive.

 

LES CARTOGRAPHIES DES RISQUES

 

Rubis a élaboré et mis en place des cartographies des risques auxquels peuvent être exposées les différentes activités du Groupe. L’analyse de ces risques prend également en compte leur occurrence et leur impact en termes financiers et d’image (sur une échelle de 1 à 5). Ces cartographies ont été élaborées en collaboration étroite entre les Directions Juridique, Consolidation et Financière de Rubis SCA, ainsi que par les responsables opérationnels et les directions financières et techniques de Rubis Énergie. Elles font l’objet d’auto-évaluations régulières pouvant conduire à l’identification de nouveaux risques.

 

Les risques analysés ont été classés en différentes familles : risques de marché, d’erreur d’appréciation comptable, d’assurances, risques commerciaux, environnementaux, industriels, climatiques, logistiques, sociaux, juridiques et informatiques. La catégorie relative aux risques juridiques inclut notamment les questions de fraudes, de manquements contractuels et, jusqu’en 2017, les risques de corruption. En 2018, le Groupe a mis en place une cartographie spécifique pour évaluer les risques de corruption auxquels les entités peuvent être exposées, conformément à la réglementation Sapin 2 (cf. chapitre 4, section 4.4.1.1).

 

Les cartographies sont remplies annuellement par les responsables opérationnels des sites industriels et par les Directeurs des filiales françaises et internationales, assistés par les responsables fonctionnels de Rubis Énergie. Elles sont actualisées en cours d’année à l’occasion de chaque Comité de Direction.

 

Leur objectif est de donner, annuellement, l’état du suivi des risques significatifs identifiés et de décrire les éventuelles mesures prises ou à prendre en vue de les réduire, à défaut de pouvoir les éliminer complètement.

 

L’ensemble de ces cartographies fait l’objet d’une consolidation au niveau de Rubis Énergie. Cette consolidation ainsi qu’une revue des événements majeurs et des enjeux extra-financiers de l’année écoulée sont transmises par la Gérance de Rubis SCA au Comité des Comptes et des Risques, lors des séances spécifiques dédiées aux risques (cf. chapitre 5, section 5.3.2). À leur tour, le Comité des Comptes et des Risques et la Gérance en rendent compte au Conseil de Surveillance lors des séances des mois de mars et septembre.

 

LES REPORTINGS ET PROCÉDURES HSE ET RSE

 

Les directions fonctionnelles de Rubis Énergie ont mis en place des systèmes de remontée, d’analyse et de partage de l’information relative aux questions d’hygiène, de sécurité et d’environnement (HSE). Ces dispositifs sont décrits plus précisément au chapitre 4, section 4.2.1.2.

 

La Direction RSE & Conformité de Rubis SCA a en outre mis en place un outil informatique de remontée et d’analyse des données RSE (environnement, sécurité, social, conformité, sociétal) décrit au chapitre 4, section 4.5.2 (note méthodologique de la Déclaration de Performance Extra-Financière).

 

3.2.3.3 LES ORGANES DE CONTRÔLE

 

Le système de contrôle s’appuie sur la responsabilité de gestion et de suivi des risques confiée par la Gérance à chaque Directeur de filiale ainsi que sur des audits tant internes qu’externes.

 

LES DIRECTIONS FONCTIONNELLES DE RUBIS ÉNERGIE

 

La Direction Générale de Rubis Énergie est responsable, en dernier ressort, de la politique de gestion des risques dans le cadre défini par la Gérance de Rubis SCA.

 

Les responsables opérationnels de chaque site sont assistés par les directions fonctionnelles de Rubis Énergie : Direction Technique/HSE, Direction Finance, Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation (incluant la Conformité), Direction des Ressources et des Risques.

 

Pour les sites les plus importants, ces responsables sont assistés d’un ingénieur Qualité et/ou d’un ingénieur HSE.

 

RUBIS – DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2020 66
 
 

Le Directeur d’une entité est globalement responsable de la gestion et du contrôle des risques de ses installations. Par ailleurs, chez Rubis Énergie, il existe une Direction Technique qui intervient régulièrement au titre de conseil opérationnel et procède à des audits d’inspection des installations, dans le but de garantir le respect de standards homogènes en matière d’exploitation, de sécurité et d’environnement.

 

Dans son organisation décentralisée, le Groupe privilégie la qualité et l’autonomie de ses collaborateurs qui assument l’intégralité des responsabilités liées à leur poste, y compris celle du contrôle des risques.

 

LES COMITÉS DE DIRECTION DES FILIALES

 

Lors des réunions des Comités de Direction des filiales (cf. section 3.2.2.3), un point concernant la revue et le suivi des risques est régulièrement renseigné et fait l’objet de discussions entre les Directeurs des filiales et la Gérance.

 

L’AUDIT INTERNE

 

Certains risques extra-financiers sont intégrés dans les programmes d’audit interne. La vérification de la fiabilité des politiques éthique et anticorruption fait ainsi partie des sujets traités lors des inspections faites localement par la Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation de Rubis Énergie. La pandémie de Covid-19 a empêché les déplacements en filiales dès la fin du premier trimestre 2020. Les équipes d’audit interne de Rubis Énergie ont toutefois poursuivi le suivi du déploiement des mesures du dispositif anticorruption dans ses filiales au moyen d’une solution informatique de gestion documentaire mise en place au sein du Groupe en 2019. Ce travail a constitué une forme d’audit général à distance de la conformité des filiales de Rubis Énergie aux mesures prévues par la loi Sapin 2. Le résultat de ces vérifications fait l’objet d’un rapport spécifique en marge du rapport habituel d’audit interne, qui permet à la Direction Générale de Rubis Énergie de prendre les mesures adaptées pour corriger les éventuelles défaillances.

 

LES ORGANISMES EXTÉRIEURS PERMANENTS

 

Il s’agit :

 

des DREAL (Directions Régionales de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement) qui effectuent en France des contrôles réguliers des installations industrielles des sites et de l’application du « Système de Gestion de la Sécurité » en vue de vérifier la maîtrise par la filiale des risques liés à son activité. Des systèmes analogues existent pour les sites de certaines filiales étrangères ;

 

des organismes de certification ISO tels que l’AFAQ (Association Française de l’Assurance Qualité) ou le LRQA (Lloyds Register Quality Assurance) qui auditent régulièrement certaines filiales de Rubis Énergie certifiées ISO 9001. Au cours de ces audits est régulièrement contrôlé le respect des procédures, consignes et modes opératoires mis en place dans le cadre du plan Qualité afin d’assurer le maintien de la certification acquise et d’initier de nouveaux axes d’amélioration.

 

3.2.4 JV Rubis Terminal

 

La Direction Générale de Rubis Terminal Infra a la responsabilité de mettre en place et d’assurer le contrôle interne (en matières comptable, financière et de risques) dans l’ensemble des filiales de la JV, conformément aux standards et réglementations applicables. Rubis SCA exerce son contrôle via les reportings mensuels adressés par la Direction Générale de Rubis Terminal Infra aux membres désignés du Conseil d’Administration au sein duquel Rubis SCA a des représentants.

 

Le budget de Rubis Terminal Infra est élaboré par sa Direction Générale avec la Direction Financière et voté par le Conseil d’Administration de RT Invest.

 

La Direction Générale de Rubis Terminal Infra transmet aux actionnaires de RT Invest une mise à jour annuelle des cartographies des risques consolidées (cartographie des risques technologiques ; cartographie des risques financiers, juridiques et commerciaux ; cartographie des risques de corruption) de l’ensemble de ses filiales ainsi qu’une revue des événements majeurs et des enjeux extra-financiers de l’année écoulée.

 

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